Assistante administrative H/F
Acteur incontournable dans la restauration des monuments historiques, Léon Noël concentre ses activités sur la taille de pierre et la maçonnerie traditionnelle. Composée de 7 agences situées dans le Nord et l’Est de la France, l’Entreprise Léon Noël compte plus de 180 collaborateurs. Léon Noël recherche pour son agence située à Marly (Moselle), mais couvrant l’ensemble de la région Lorraine, une Assistante Administrative H/F.
Rejoignez cette structure d’excellence, en intégrant une agence à taille humaine qui privilégie la proximité, l’esprit d’équipe et l’autonomie.
Sous la responsabilité du directeur d’agence, vos principales missions :
• Assurer le suivi administratif et financier des chantiers en lien avec les conducteurs de travaux et le responsable d’agence :
- Gérer la partie administrative des dossiers chantiers : gestion des contrats, déclarations fiscales et autre, mise en place des cautions bancaires, suivi des factures clients,
- Préparer et suivre les contrats de sous-traitance,
- Organiser les déplacements, gérer les notes de frais et les roulages,
- Commander les EPI et les vêtements de travail, en assurer un suivi.
- Gérer des factures fournisseurs/bons de commandes et les factures frais généraux ; Suivre les règlements fournisseurs,
- Éditer et suivre les situations de travaux,
• Garantir la communication de l’agence et la gestion de l’information :
- Gérer les courriers entrants et sortants ainsi que les documents internes Groupe,
- Gérer le standard téléphonique, prise de messages claires et transmission aux intéressés,
- Assurer la transmission des informations en interne et en externe
• Être l’interlocuteur de l’entreprise sur la gestion administrative des ressources humaines :
- Gérer l’administration du personnel : contrat de travail, alternance, arrêt de travail, assurance complémentaire, déclaration de congés
- Collecter les informations pour la gestion et la répartition des heures et enregistrer les heures dans l’ERP, les transmettre au siège pour la paie,
- Gérer avec le directeur et suivre le plan de formation, les formations obligatoires et autres actions de formation ainsi que les entretiens individuels,
- Suivre les heures des intérimaires,
- Assurer la mise à jour du registre du personnel.
• Gérer les appels d’offres et être en veille sur les affaires commerciales en lien avec le responsable d’agence
• Gérer l’accueil des personnes externes et internes arrivant à l’agence
De formation Bac + 2 minimum, assistant(e) administrative ou gestion PME/PMI, vous avez une expérience minimum de 2 années dans un poste équivalent, idéalement acquise dans une PME du secteur BTP.
Maîtrise du pack informatique indispensable.