Assistant direction du COMEX H/F

Gestion Administrative et suivi :

• Gérer efficacement les courriers entrants et sortants, les emails et les appels téléphoniques destinés au COMEX.

• Rédiger, mettre en forme et diffuser divers documents, y compris ceux liés aux dossiers spécifiques suivis par le directeur.

• Assurer le suivi des dossiers spécifiques tels que la certification Qualibat, en fournissant un soutien administratif approprié.

• Assurer la gestion et le suivi des parapheurs, en veillant à ce que tous les documents soumis à la signature ou à la validation des directeurs soient traités en temps opportun et de manière appropriée.

• Organiser et maintenir les agendas des membres du COMEX, en planifiant avec précision les rendez-vous, les réunions et les déplacements ponctuels.

• Mettre à jour régulièrement le Planning Flux des directeurs en fonction de leur agenda Outlook, en assurant une coordination efficace avec les autres membres de l'équipe.

• Gérer le classement et l'archivage des dossiers de manière organisée et systématique.
 

Mise à jour des tableaux de suivi et des fichiers administratifs :

· Actualiser et maintenir les tableaux de bord, les fichiers de revue des salaires, les permis de conduire, les synthèses des résultats des élections de CSE, ainsi que d'autres fichiers administratifs pertinents.

· Effectuer une veille administrative sur les dossiers qui concernent la direction, en assurant une documentation complète et à jour.

Collaboration et communication :

· Assurer une interface efficace avec les agences régionales et les autres départements de l'entreprise.

· Collaborer étroitement avec les assistantes des différentes entités du groupe, en facilitant la communication et la coordination des activités.

· Travailler en étroite collaboration avec les services juridiques et la comptabilité pour des tâches administratives spécifiques, en fournissant un support et une assistance lorsque nécessaire.

· Transmettre les données RH importantes au service paie : embauches, modification des taux horaire, primes, congés payés, etc…

Suivi des procédures et gestion administrative des processus :

· Veiller à l'application correcte des processus administratifs et des procédures internes au sein du COMEX.

· Effectuer la création mensuelle des Notes de Frais des directeurs dans Pupitre, en veillant à leur exactitude et à leur conformité.

· Contrôler les notes de frais et les fiches d'investissement, et relancer les collaborateurs si nécessaire pour garantir leur soumission dans les délais impartis.

· Rédiger et envoyer les convocations du CSE ainsi que les comptes rendus de réunion, en assurant une communication claire et précise.