Assistant direction du COMEX H/F
Aurige est le leader de la restauration des Monuments Historiques et œuvre à devenir l’acteur incontournable de la rénovation du patrimoine sur le marché du luxe. Historiquement axé sur la maçonnerie et la pierre de taille, Aurige se positionne également comme un acteur de référence dans le travail du bois, la peinture décorative, la sculpture et se développe dans l’agencement haut de gamme.
Le Groupe emploie 2000 collaborateurs pour un CA de 240 M€. Le siège, basé à Paris VIII (Etoile), compte environ 50 personnes, où vous retrouverez la Direction Générale et l’ensemble des fonctions supports. En croissance régulière, implantés sur l’ensemble de l’hexagone, nous offrons à nos collaborateurs des perspectives d’évolution.
Pour en savoir plus, www.aurige.group
Sous la responsabilité et en lien avec les Directeurs membres du Comex, vous assurerez le lien avec le siège social et les agences en région :
Gestion administrative et suivi :
- Gérer les différents courriers, emails et appels du COMEX ;
- Rédiger, mettre en forme et diffuser les documents, y compris ceux liés aux dossiers spécifiques ;
- Assurer le suivi administratif de la certification Qualibat et autres dossiers ;
- Gérer les parapheurs et garantir le traitement rapide des documents à signer ;
- Organiser les agendas du COMEX : rendez-vous, réunions et déplacements ;
- Mettre à jour le Planning Flux des Directeurs en lien avec les agendas Outlook ;
- Classer et archiver les dossiers de manière systématique ;
Mise à jour des tableaux de suivi et des fichiers administratifs :
- Actualiser et maintenir les tableaux de bord, les fichiers de revue des salaires, les permis de conduire, les synthèses des résultats des élections de CSE, ainsi que d'autres fichiers administratifs pertinents ;
- Effectuer une veille administrative sur les dossiers qui concernent la direction, en assurant une documentation complète et à jour ;
Collaboration et communication :
- Assurer une interface efficace avec les agences régionales et les autres départements de l'entreprise ;
- Collaborer étroitement avec les assistantes des différentes entités du groupe, en facilitant la communication et la coordination des activités ;
- Travailler en étroite collaboration avec les services juridiques et la comptabilité pour des tâches administratives spécifiques, en fournissant un support et une assistance lorsque nécessaire ;
- Transmettre les données RH importantes au service paie : embauches, modification des taux horaire, primes, congés payés ;
Suivi des procédures et gestion administrative des processus :
- Veiller à l'application correcte des processus administratifs et des procédures internes au sein du COMEX ;
- Effectuer la création mensuelle des Notes de Frais des directeurs en respectant les procédures ;
- Contrôler les notes de frais et les fiches d'investissement, et relancer les collaborateurs si nécessaire pour garantir leur soumission dans les délais impartis ;
- Rédiger et envoyer les convocations du CSE ainsi que les comptes rendus de réunion.
- De formation supérieure en gestion administrative, vous disposez d’une expérience équivalente d'au moins 5 ans sur un poste similaire ;
- Vous maîtrisez parfaitement les outils informatiques, notamment le Pack Office ;
- Votre sens de l'organisation, votre rigueur et votre précision vous permettent de gérer efficacement les priorités tout en travaillant de manière autonome ;
- Vous êtes doté d'excellentes compétences en communication écrite et orale, vous faites preuve de discrétion, de sens du service et respectez la confidentialité des informations traitées ;
- Vous savez et avez déjà assisté simultanément plusieurs membres d'une Direction ;
- Le secteur du BTP est un secteur dans lequel vous avez déjà évolué et que vous connaissez parfaitement.
Autres informations
Type de contrat : CDI, Statut ETAM, Convention Collective du Bâtiment
Horaire : 39 heures hebdomadaires.
Rémunération : à partir de 40K€ selon profil et expérience (sur 13 mois)
Avantages : prime de 13ème mois, participation, tickets restaurant, remboursement titre de transport, mutuelle, CSE.
Lieu : Paris 8ème
Poste à pourvoir dès que possible